Καθώς η πανδημία έχει αλλάξει ριζικά τον τρόπο εργασίας, οι εταιρείες οφείλουν να μετατρέψουν τα γραφεία τους σε χώρους που θα προάγουν την κοινωνικότητα, τη συνεργασία και τη συνεχή μάθηση.
Η πανδημία του κορωνοϊού υπέβαλε ολόκληρο τον κόσμο σε ένα είδος «πειράματος», το οποίο απέδειξε πως όταν τη δεκαετία του ’80 ο ακαδημαϊκός κόσμος και οι «τεχνολόγοι οραματιστές» έκαναν λόγο για την πιθανότητα της εξ αποστάσεως εργασίας δεν αιθεροβατούσαν. Επίσης, οι οργανισμοί, μετά από μήνες εφαρμογής της τηλεργασίας, έχουν πλέον συνειδητοποιήσει ότι η πλειοψηφία των στόχων και των meetings μπορεί να επιτευχθεί και χωρίς την ύπαρξη ενός γραφείου. Τα παραπάνω, βέβαια, δεν σημαίνουν ότι οι εταιρείες θα εγκαταλείψουν ξαφνικά το παραδοσιακό μοντέλο και αυτό διότι ο χώρος των γραφείων δεν σχετιζόταν πότε καθαρά μόνο με την εργασία, ενώ η τεχνολογία δεν θα καταστήσει -τουλάχιστον όχι άμεσα- τη διαπροσωπική επαφή λιγότερο σημαντική σε ό,τι αφορά στην κοινωνικοποίηση.
Αυτό, λοιπόν, που χρειάζεται να ξανασκεφτούν οι εταιρείες είναι το πώς είναι σχεδιασμένα τα γραφεία. Πριν από την πανδημία, οι περισσότερες επιχειρήσεις θεωρούσαν ότι ο εργασιακός χώρος τους ήταν ο τόπος όπου τα άτομα μπορούσαν να φέρουν εις πέρας το έργο τους ή να εμπλακούν σε διάφορες συναντήσεις. Ωστόσο, μετά την πανδημία, το γραφείο δεν μπορεί να έχει αυτόν τον χαρακτήρα, αφού, όπως αποδείχτηκε, τα άτομα μπορούν να εργαστούν και από το σπίτι, χάρη στα νέα εργαλεία που προσφέρει η τεχνολογία. Ως εκ τούτου, οι άνθρωποι θα αρχίσουν προοδευτικά να εργάζονται σε «υβριδικά» γραφεία, μετακινούμενα από τον χώρο εργασίας του σπιτιού τους στο «παραδοσιακό» τους γραφείο στην εταιρεία και αντίστροφα. Για να ανταποκριθούν σε αυτή την αλλαγή, οι εταιρείες οφείλουν να μετατρέψουν τις εγκαταστάσεις τους σε «έξυπνους», εργονομικούς και τεχνολογικά προηγμένους χώρους, οι οποίοι θα προάγουν την κοινωνικότητα, την καινοτομία, τη συνεργασία και τη συνεχή μάθηση.
ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΩΣ ΧΩΡΟΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΣΤΙΓΜΩΝ
Μολονότι στην αρχή της εφαρμογής της τηλεργασίας οι σχέσεις μεταξύ των ατόμων δεν φάνηκε να επηρεάζονται, με το πέρασμα του χρόνου άρχισαν να ανακύπτουν προβλήματα, με τα άτομα να νιώθουν μόνα παρά την καθημερινή συμμετοχή σε διαδικτυακά meetings. Αυτό συμβαίνει διότι η φυσική συνύπαρξη σε έναν τόπο βοηθά τους ανθρώπους να ερμηνεύουν τις συμπεριφορές, τη διάθεση και την προσωπικότητα των άλλων, γεγονός που συμβάλλει στη δημιουργία επαφών και σχέσεων.
Μία σύντομη συνάντηση στο γραφείο ενός συναδέλφου μπορεί να αποτελέσει αυτό που ο ψυχίατρος Edward Hallowell αποκαλεί ανθρώπινη στιγμή, δηλαδή μια αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο, η οποία επιτρέπει την ενσυναίσθηση, τη συναισθηματική σύνδεση και τη μη λεκτική επικοινωνία που συμπληρώνουν ό,τι έχει ειπωθεί. Όταν, λοιπόν, η επικοινωνία γίνεται απομακρυσμένα, η σύνδεση μεταξύ των ατόμων αποδυναμώνεται και τα μη λεκτικά σήματα είναι δύσκολο να ανιχνευτούν, ακόμα και όταν υπάρχουν οι ανοικτές κάμερες. Στις ανθρώπινες στιγμές, τα άτομα είναι συχνά πιο ενεργητικά και είναι περισσότερο πιθανό να συναισθανθούν με τους άλλους, κάτι που υποστηρίζει την οργανωσιακή κουλτούρα και το συνεργατικό κλίμα.
Πολλές εξ αποστάσεως αλληλεπιδράσεις, όμως, είναι καθαρά εστιασμένες σε ένα έργο και κατά κύριο λόγο ελεύθερες συναισθηματικών συνδέσεων. Επομένως, οι ανθρώπινες στιγμές είναι περισσότερο σημαντικές, αφού οι σχέσεις και όχι οι απλές συνεργασίες δημιουργούν εμπιστοσύνη μεταξύ των εργαζομένων. Όπως αποδεικνύεται από πληθώρα ερευνών, οι συχνές δια ζώσης αλληλεπιδράσεις των ατόμων οδηγούν στην αφοσίωση, στην υποστήριξη και στη συνεργασία μεταξύ των μελών μιας ομάδας. Αυτός είναι και ο λόγος που πολλές εταιρείες τεχνολογίας διαθέτουν ακόμα γραφεία, παρόλο που «καυχιούνται» για την 100% ψηφιοποίησή τους.
ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΩΣ ΧΩΡΟΣ ΜΑΘΗΣΗΣ
Με την υιοθέτηση της τηλεργασίας, οι οργανισμοί οφείλουν να αναλογιστούν για το πώς επηρεάζεται ο διαμοιρασμός της γνώσης. Χωρίς αμφιβολία, ένα μεγάλο μέρος της γνώσης μπορεί να κωδικοποιηθεί και να διανεμηθεί μέσω διάφορων συστημάτων στους εργαζόμενους. Εντούτοις, η πραγματικά σημαντική γνώση δεν μπορεί να μεταβιβαστεί ξεκάθαρα, αφού πολλά μαθαίνονται από την παρατήρηση των συναδέλφων ή των managers, καθώς και από την καθημερινή αλληλεπίδραση και τριβή.
Ιδιαίτερα σε ό,τι αφορά στους νέους εργαζόμενους μιας εταιρείας, ο σωστός και ο κατάλληλος τρόπος συμπεριφοράς, δηλαδή το «πώς έχουν τα πράγματα εδώ», μαθαίνεται εμπειρικά μέσω της παρατήρησης των συναδέλφων ή κάποιου μέντορα. Για παράδειγμα, κατά την πανδημική κρίση, όπου η όλη διαδικασία του onboarding πραγματοποιείται διαδικτυακά, μπορεί να γίνεται προσπάθεια για την παροχή όσο το δυνατόν καλύτερης εμπειρίας, όμως οι νέοι εργαζόμενοι δυσκολεύονται να κατανοήσουν το πώς είναι το περιβάλλον, οι διαδικασίες, η κουλτούρα κ.ά. Επιπλέον, οι απορίες μπορεί συχνά να μην λυθούν, καθώς η ερώτηση μέσω email είναι πολύ πιο δύσκολη από το να ειπωθεί δια ζώσης, ειδικά όταν πρόκειται για συναδέλφους που τα άτομα δεν έχουν γνωρίσει από κοντά.
ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΩΣ ΧΩΡΟΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
Δεν αποτελεί κοινό μυστικό ότι, όταν άνθρωποι από διαφορετικά τμήματα συνεργάζονται, μπορούν να επιλύσουν περίπλοκα προβλήματα και να δημιουργήσουν καινοτόμες ιδέες. Τέτοιες συνεργασίες συνήθως προκύπτουν από τυχαίες συναντήσεις, μέσα από τις οποίες τα άτομα ανιχνεύουν το ποιος μπορεί να τα βοηθήσει. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μπορεί να μάθει πληροφορίες για έναν «δύστροπο πελάτη» από κάποιον άλλον συνάδελφο που είχε εξυπηρετήσει τον ίδιο πελάτη παλαιότερα.
Παρόλο που δεν είναι δυνατό μια εταιρεία να σχεδιάσει τέτοιου είδους αυθόρμητες συζητήσεις, είναι σε θέση να αυξήσει τις πιθανότητες για να πραγματοποιηθούν. Παραδείγματος χάριν, θα μπορούσε να τοποθετηθεί ένας μεγάλος πίνακας σε κεντρικό σημείο του γραφείου, στον οποίο κάθε ομάδα θα αναρτά τις ιδέες της για ένα συγκεκριμένο project. Η θέση του πίνακα είναι τέτοια που θα επιτρέπει σε όλους τους εργαζόμενους να σταματήσουν και να τον επεξεργαστούν, με αποτέλεσμα οι πιθανότητες για ανταλλαγή feedback ή για έναρξη εποικοδομητικών συζητήσεων μεταξύ των ατόμων να αυξάνονται κατακόρυφα.
Η αποτελεσματική εφαρμογή, βέβαια, τέτοιων πρακτικών απαιτεί τη δια ζώσης αλληλεπίδραση των ατόμων. Ακόμα, όμως, και αν τα άτομα βρίσκονται στον ίδιο χώρο, η πρόκληση της συνεργασίας παραμένει και αυτό διότι κάθε είδους επικοινωνία μπορεί να πληγεί εφόσον οι εργαζόμενοι ή τα μέλη μιας ομάδας βρίσκονται πολύ μακριά ο ένας από τον άλλον ή δεν έχουν τις ευκαιρίες να αλληλεπιδράσουν. Το γεγονός αυτό έγινε περισσότερο κατανοητό την περίοδο της πανδημίας λόγω της εφαρμογής, για παράδειγμα, της εκ περιτροπής εργασίας.
ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΗΣ ΕΠΟΜΕΝΗΣ ΜΕΡΑΣ
Η διαθέσιμη τεχνολογία όχι μόνο έχει διευκολύνει την εξ αποστάσεως εργασία, αλλά σταδιακά αυτοματοποιεί και ένα μεγάλο μέρος από τις εργασίες ρουτίνας που παραδοσιακά καθορίζουν την εργασία των ατόμων. Ως εκ τούτου, έχει προσδιοριστεί εκ νέου η έννοια της εργασίας και ο ρόλος των εργαζόμενων στον οργανισμό, με το βασικό ζητούμενο, πλέον, να είναι η δημιουργικότητα. Ωστόσο, αυτή είναι απόρροια της συνεργασίας και των ανθρώπινων στιγμών γι’ αυτό και το γραφείο εξακολουθεί να είναι αναγκαίο. Μόνο που, για την επόμενη μέρα, οι χώροι των γραφείων πρέπει να είναι διαφορετικοί και να διαθέτουν τα εξής τρία χαρακτηριστικά:
Nα επιτρέπουν τις ανθρώπινες στιγμές. Η νέα προσέγγιση απαιτεί ισορροπία μεταξύ ιδιωτικού και «ανοιχτού» χώρου, με τη χρήση των κατάλληλων στοιχείων που θα επιτρέπουν τις κοινωνικές αλληλεπιδράσεις. Για παράδειγμα, ένας σύντομος διάλογος στις σκάλες, μία εκτενής συζήτηση στην κουζίνα και η ύπαρξη ενός σημείου όπου κάποιος θα μπορεί να «τελειοποιήσει» μια παρουσίαση ή να διοργανώσει ένα αυθόρμητο meeting συμβάλλουν στη δημιουργία ανθρώπινων στιγμών.
Να αξιοποιούν την τεχνολογία. Η τεχνολογία δεν καθιστά απλώς δυνατή την εξ αποστάσεως εργασία, αλλά μπορεί να συμβάλλει στην κατανόηση του τρόπου με τον οποίο τα άτομα αλληλεπιδρούν. Ενδεικτικά, η αξιοποίηση μιας πλατφόρμας για τη μέτρηση του χρόνου των meetings, του χρόνου που μεσολαβεί μεταξύ δύο συναντήσεων κ.ά μπορεί να βοηθήσει στο να δημιουργηθούν οι κατάλληλοι χώροι και οι ευκαιρίες, ώστε τα άτομα να μπορούν να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά. Φυσικά, μέσω της τεχνολογίας θα μπορούν να «συνδεθούν» με το γραφείο και οι τηλεργαζόμενοι.
Να ενθαρρύνουν την επικοινωνία. Οι managers είναι σημαντικό να διασφαλίζουν ότι τα άτομα αισθάνονται ελεύθερα να κοινωνικοποιηθούν και να επικοινωνήσουν με τους συναδέλφους τους όταν βρίσκονται στο γραφείο, εξού και οι ίδιοι οι ηγέτες οφείλουν να συμμετέχουν στα διάφορα events και στις συζητήσεις των εργαζομένων, δίνοντας το παράδειγμα και αποτελώντας πρότυπα συμπεριφοράς. Οι εργαζόμενοι, δηλαδή, δεν πρέπει να νιώθουν ότι είναι υποχρεωμένοι να βρίσκονται συνέχεια μπροστά από την οθόνη του υπολογιστή τους ή να παρευρίσκονται υποχρεωτικά σε meetings.
Καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες επιτρέπουν την εξ αποστάσεως εργασία, δεν πρέπει να ξεχάσουν ότι τα άτομα έχουν ανάγκη από δια ζώσης επικοινωνία προκειμένου να ξεκαθαρίζουν τους στόχους τους, να ευθυγραμμίζουν τις προσδοκίες τους, να αναθεωρούν τους κανόνες και τις πρακτικές, αλλά και να χτίζουν ή να ανανεώνουν την εμπιστοσύνη. Η απάντηση σε αυτή την ανάγκη μπορεί μόνο να έρθει από τη δυνατότητα επιστροφής στο γραφείο.
